机关档案工作制度

第一条为加强市人民代表大会常务委员会（以下简称市人大常委会）机关档案工作，规范档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案条例》等法律、法规及相关规定，结合机关实际，制定本制度。

第二条市人大常委会机关档案工作坚持统一领导、分类管理原则，确保档案真实、完整、可用、安全。机关档案工作由分管副秘书长负责领导，接受市档案主管部门的业务指导和监督。

第三条市人大常委会办公室负责统筹机关档案工作，推进档案信息化建设，提升档案管理现代化水平。

第四条市人大常委会各委办室应当坚持“谁形成、谁归档”的原则，将文件材料的形成、积累、整理和归档纳入业务工作流程和岗位职责。

第五条市人大常委会办公室设立综合档案室，由办公室负责管理并指定档案管理人员。市人大常委会各委办室应当指定一名兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理与移交。

第六条档案管理人员的职责应当包括：

（一）制定并实施机关档案管理制度；

（二）指导、监督各委办室档案立卷归档工作；

（三）负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交；

（四）推进档案信息化建设，开展档案编研工作；

（五）组织档案业务培训。

第七条应当按照以下规范整理档案：

（一）明确归档范围与保管期限；

（二）分类、排列、编号、装订；

（三）录入系统、装盒、填写背脊；

（四）移交登记、入库上架。

第八条凡是对机关工作具有查询、参考利用价值的文件材料均应收集归档，同时收集声像、电子、实物等档案资料。文件材料具体收集范围按经过批准的机关档案“三合一”制度执行。

　(一)上级机关的文件材料

1、全国、省人大及其常委会会议文件;

2、全国、省人大常委会机关颁发的属于本机关主管业务并要求执行的文件;

3、全国、省人大常委会领导在濮阳视察、检查、调研人大工作的通知、方案、领导重要讲话和有保存价值的文件、声像材料等。

(二)本机关的文件材料

1、市人大及其常委会会议文件材料和电子文件;

2、省人民代表大会会议期间濮阳市代表团活动的全部文件，各种声像材料和电子文件;

3、市人大常委会党组会议、主任会议、机关党组会议记录、纪要等有关会议材料;

4、市人大各专门委员会、常委会各工作机构及办事机构召开、承办或参加的各类会议文件和各种声像材料;

5、市人大及其常委会、各办事机构及工作机构形成或者颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿;请示、报告、函件与有关单位的批复文件;立法、监督、代表等工作的文件材料、统计报表;本机关各机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;历史沿革、大事记、年鉴;编印的公报、简报、公开发行的刊物定稿和印本，编辑出版的定稿、样本;

6、重要的人民群众来信来访材料，领导批示和市人大常委会有关部门处理人民群众来信来访形成的记录、摘报、综合分析、调查处理报告材料等;

7、市人大常委会、市人大各专门委员会、市人大常委会各办事机构及工作机构制定的工作制度、工作规范等文件材料和电子文件;

8、市人大常委会机关党委、纪检机构、工会等活动中形成的重要文件材料和各种声像材料及电子文件;

9、市人大常委会机关干部、职工名册，工资报表、年报表，党组织、党员名册，党费收缴和开支情况报告;市人大常委会及其机关干部的任免、调配、培训、专业技术职务评定、党员、团员、干部考核、奖惩、调级、工资等文件材料和各种声像材料及电子文件;

10、市人大常委会机关办理干部、职工的工资转移、行政关系、党(团)组织关系等文件材料;

11、市人大常委会机关形成的行政事务、基础建设、财务管理、车辆经费等方面的文件、报表、图纸等相关材料;

(三)其他文件材料

1、代市委草拟并被采用的文件最后草稿和印本;

2、与其他市、州人大来往的重要文件、材料等;

3、与市委、市政府等有关单位联系、协商工作的重要来往文件。

第九条市人大常委会各委办室对工作中形成的应当归档的文件材料进行收集整理，并于每月月底交办公室立卷归档，声像材料、电子文件、实物等即时归档。任何部门和个人不得截留应当归档的文件材料。

第十条综合档案室应当单独设置，其面积适应档案保管需要，防护结构达到国家规定的要求。档案库房应符合“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防高温）要求，配备标准装具，定期检查并记录。

第十一条配备标准档案柜架，柜架数量能满足档案保管的需要。案卷装具符合国家标准。

第十二条定期对档案保管状况进行检查，并做好记录，发现问题要及时解决，确保档案安全。

第十三条机关应编制配套齐全的档案检索工具，包括文书档案案卷目录等。

第十四条依法定期向市档案馆移交永久和定期30年保存的档案。

第十五条档案管理人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

第十六条本制度自通过之日起施行。